Das “Back Office für Aufsichtsräte & Beiträte” bietet ein integriertes Dienstleistungsangebot zur Unterstützung des Aufsichtsgremiums insgesamt oder einzelner Mitglieder an. Zielsetzung unseres Leistungsangebots ist im Kern die zeitliche Entlastung und inhaltliche Unterstützung des Aufsichtsgremiums.
Wir verstehen uns dabei als Unterstützung in besonderen Situationen. Die etablierten Prozesse rund um das Aufsichtsgremium sind im Regelfall “eingespielt” und ausreichend, um eine effektive Tätigkeit des Aufsichtsgremiums zu gewährleisten. Allerdings können besondere Umstände – intern wie extern – dazu führen, dass die grundsätzlich ausreichenden Kapazität situativ oder für eine bestimme Zeit angepasst werden muss. Hier kann das “Back-Office” eine sinnvolle Unterstützung sein.
In diesem Zusammenhang kann unsere Tätigkeit sehr unterschiedlich ausgerichtet sein – den Umfang und das Maß unserer Tätigkeiten bestimmen Sie als Auftraggeber nach Ihren jeweiligen Bedürfnissen.
Tätigkeitsfelder
Inhaltliche
Unterstützung
Unterstützung bei der qualitativen
Arbeit im Zuge der Entscheidungsvorbereitung und Entscheidungsdokumentation
Mediatorische
Unterstützung
Unterstützung bei Konfliktsituationen innerhalb des Gremiums bzw. zwischen den Organen (Geschäftsleitung/Gesellschafter vs. Aufsichtsgremium)
Administrative
Unterstützung
Unterstützung bei der (Selbst-)Organisaton eines Mitglieds oder Organisation des Gremiums insgesamt
Inhaltliche Unterstützung
Unsere Tätigkeit im Rahmen der inhaltlichen Unterstützung zielt auf die konkreten Situationen der Entscheidungsvorbereitung und Entscheidungsdokumentation ab und beinhaltet folgende Aspekte:
Übernahme bestimmter delegierbarer Tätigkeiten des Aufsichtsgremiums im Zuge der Entscheidungsvorbereitung (wie z.B. Zusammenfassung bestimmter vorhandener Informationen)
Unterstützung bei der Beschaffung von qualitativen & quantitativen Informationen und Daten im Zuge der Entscheidungsvorbereitung (wie z.B. Beschaffung ergänzender Reports zu bestimmten Themen)
Durchführung von ergänzenden Analysen und Be- bzw. Auswertungen zur Unterstützung bei Fragestellungen bzw. Entscheidungssituation (wie z.B. Auswertung und das “in-Beziehung-Setzen” aller – auch neuer Informationen; Durchführung alternativer Berechnungen)
Das “Back Office für Aufsichtsräte & Beiräte” funktioniert in der inhaltlichen Arbeit wie ein Experten-Netzwerk, das das Aufsichtsgremium und/oder das Gremium-Mitglied in dessen höchstpersönlichem Mandat qualifiziert unterstützt. Durch die gezielte Einbeziehung von unterschiedlichen Experten ist die Abdeckung umfangreicher Themenstellungen möglich.
Im Wesentlichen unterstützen wir Sie bei folgenden Themen:
1. Legal & Governance
Rechte und Pflichten des Aufsichtsrats
Formale Anforderungen bei der Tätigkeit als Aufsichtsrats
Beurteilung der unternehmensbezogenen “Corporate Governance”
Expertise in ausgewählten Rechtsfragen
2. Financials & Tax
Analyse der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage
Analyse und Beurteilung der Rechnungslegung / (Konzern-)Jahresabschlüsse (“Bilanzierung”)
Ausschreibung der Jahresabschlussprüfung
Expertise bei steuerlichen Themen
3. Business Model
Analyse und Bewertung der Unternehmensplanung und Investitionen
Kommerzielle Beurteilung des Geschäftsmodells (Nachhaltigkeit)
Analyse von Wachstumspotentialen und Reorganisationsbedarfen (“Branchen-kompentenz”)
4. Organisation & IT
Angemessenheit der Reportingsstrukturen und des Managementinformationssystems (MIS)
Beurteilung der Aufbau- und Ablauf-organisation
Expertise in ausgewählten Fragen zur Informationstechnologie (IT)
Mediatorische Unterstützung
Unternehmen basieren auf der (sozialen) Interaktion seiner Organe (und seiner Mitarbeiter), wobei sich diese am Unternehmensinteresse wie auch an den formulierten Unternehmenszielen ausrichten bzw. auszurichten haben. Im Rahmen dieser Interaktion kann es – trotz des Wunsches nach gleichgerichteten Interessen – zu Konfliktsituationen zwischen den Organen kommen. Das “Back-Office” unterstützt in diesem Zusammenhang das Aufsichtsgremium wie auch einzelne Mitglieder. Wir unterstützen bei der Auflösung von Konfliktsituationen …
Wir unterstützen bei der Auflösung von Konfliktsituationen...
zwischen dem Aufsichtsgremium und
anderen Organen (Vorstand und wesentliche Gesellschafter/
Gesellschaftergruppen) auf der Grundlage von Objektivität,
Neutralität und Unabhängigkeit.
innerhalb des Aufsichtsgremiums
auf der Grundlage von Objektivität,
Neutralität und Unabhängigkeit.
Gleichfalls ist auch die gezielte Beratung
einzelner Mitglieder des Aufsichtsgremiums
unter Berücksichtigung der individuellen
Situation des betreffenden Mitglieds möglich.
Administrative Unterstützung
Wir übernehmen vielfältige administrative Aufgaben und schaffen damit zeitlichen Freiraum für die inhaltliche Arbeit an den “Sach-Themen”. Im Ergebnis stellt das “Back-Office” damit eine (persönliche) Assistenz-Funktion dar, die jedoch weit über die klassischen Sekretariats-Aufgaben hinausgeht.
Sofern erforderlich unterstützen wir Sie auch beim Aufbau eines professionellen Büros zur Abwicklung der Arbeit des Aufsichtsgremiums (AR- bzw. Beirats-Büros) bzw. bei dessen Neuausrichtung (Reorganisation). In diesem Zusammenhang unterstützen wir Sie dabei, die Prozesse und Strukturen nach Ihren (geänderten) Bedürfnissen einzurichten und ggf. das hierfür erforderliche Personal zu finden.
1. Assistenz
Übernahme klassischer Assistenz-Aufgaben (Termin-Organisation, Erinnerungen & Follow-Up von Terminangelegenheiten etc.)
2. Dokumentation
(Formelle) Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Meeting einschl. deren Dokumentation
3. Infrastruktur
Beratung und Unterstützung bei der Definition und Implementierung organisatorischer und technischer Prozesse